Mass Print wordt gebruikt om labels te printen op basis van een adressenlijst. Dit is handig als u veel identieke zendingen tegelijk naar meerdere ontvangers wilt verzenden.

Het is mogelijk om de Contact List in nShift Ship On-premises te gebruiken voor massaprinten of om een bestand met alle adressen te importeren.

Inhoud van dit artikel

• Massaprinten met een geïmporteerd bestand
  - Voorbereiden van het bestand
  - Importeren van het bestand
  - Valideren van verzendgegevens
  - Validatiefouten
• Massaprinten met de contactlijst
• Printerinstellingen

Massaprinten met een geïmporteerd bestand

Voorbereiden van het bestand

Eerst moet u het bestand voorbereiden dat voor massaprinten wordt gebruikt. Het moet alle benodigde informatie bevatten, zoals de naam en het adres van de ontvanger en alle vervoerder-specifieke informatie zoals gewicht en het aantal pakketten. Als vuistregel geldt dat alle informatie die nodig is om een handmatige zending in nShift Ship On-premises te maken, in het bestand moet staan.

De informatie in het bestand moet gescheiden zijn door een scheidingsteken (bijv. puntkomma of komma) en we raden aan de lijst op te slaan in het formaat CSV (Comma delimited) (*.csv). (Het is ook mogelijk om Excel te gebruiken, maar alleen het formaat 97-2003 Workbook .xls wordt ondersteund.)

Voorbeeld van een gedeelte van een bestand in Excel opgeslagen als CSV:

In Ship On-premises kunt u profielen opslaan die worden gebruikt voor massaprinten en die een specifieke lay-out bevatten die later opnieuw kan worden gebruikt.

Importeren van het bestand

1. Ga naar Mass Print Boxes in het linkermenu.
    
2. Klik onderaan op de knop Import en kies <Add new profile>. (Let op: de optie <Import using default simple mode> is een verouderde functie en moet niet worden gebruikt voor nieuwe configuraties)
   
   
    
3. Voer een naam in voor het profiel.
    
4. Kies Select file en selecteer uw bestand.
    
5. Geef het scheidingsteken op (meestal puntkomma, maar dit hangt af van uw instellingen) en klik op de knop Preview. Nu worden alle kolommen uit het CSV-bestand weergegeven. 
   
   
    
6. Koppel de velden aan de juiste velden in Ship On-premises door te klikken in Shipment Field en het juiste veld te kiezen uit de vervolgkeuzelijst. U kunt door de lijst scrollen of direct typen om te zoeken. Velden met de waarde UnKnown->UnKnown worden genegeerd.
   
    
    
7. Klik op OK wanneer alle velden zijn gekoppeld. Het profiel wordt opgeslagen voor later gebruik en het importeren van de lijst start. Alle regels uit het bestand worden geïmporteerd.

Bekijk een overzicht van de meest gebruikte velden en hun namen in dit artikel:

Standard file for filedrop integration (import setup)

Het artikel gaat over filedrop-integratie, maar dezelfde velden zijn van toepassing op Mass Print.

Valideren van verzendgegevens

Voordat u gaat printen, moeten de geïmporteerde verzendgegevens worden gevalideerd.

1. Verwijder de eerste rij als deze als kopregel is gemaakt. Klik met de rechtermuisknop op de regel en kies Remove. 
    
2. Bij het importeren van een lijst worden alle vervoerders en producten ingesteld op het standaardproduct en de standaardvervoerder. Om dit te wijzigen, klikt u met de rechtermuisknop in de kolom Product en kiest u Edit. Dit opent een editor waarin u een andere vervoerder en product kunt kiezen. 
    
3. Klik op de knop Validate.
    
4. Ship On-premises controleert de lijst om te zien of alle zendingen geldig zijn. Wanneer Shipment Status bij alle zendingen op Ready staat, wordt de knop Print actief.
   
   
    
5. Klik op Print om het printen van alle labels te starten. Na het printen verandert Print Status van blauw Not Printed naar groen Printed en zijn de zendingen beschikbaar in Outbox voor verzending.

Validatiefouten

Als de validatie een fout vindt, wordt Shipment Status gemarkeerd met Error.

1. Klik met de rechtermuisknop op Shipment Status en kies Validation Results.
   
   
    
2. De validatieresultaten tonen een foutmelding waarin wordt uitgelegd wat er ontbreekt.
    
3. Klik met de rechtermuisknop in de kolom Packages om informatie over gewicht, aantal enz. te bewerken.
    
4. Klik met de rechtermuisknop in de kolom Product om vervoerder en product te bewerken.
    
5. De knop Print wordt actief zodra u alle validatiefouten heeft gecorrigeerd.

Massaprinten met de contactlijst

Als u al een contactlijst in Ship On-premises heeft, kan deze worden gebruikt voor massaprinten.

1. Ga naar Contact List in het linkermenu. 
    
2. Selecteer de gewenste contacten, klik met de rechtermuisknop en kies Create in Mass Print. (Gebruik CTRL + A om alle contacten te selecteren en houd vervolgens CTRL ingedrukt en gebruik de muis om contacten te deselecteren)
   
   
    
3. Kies een Mass Print Box en klik op OK. Alle geselecteerde contacten worden nu geïmporteerd naar Mass Print Boxes.
    
4. Valideer de gegevens zoals hierboven beschreven onder Valideren van verzendgegevens en corrigeer eventuele fouten.
    
5. Klik op Print wanneer alle zendingen als Ready zijn gemarkeerd in de kolom Shipment Status.

Printerinstellingen

Ship On-premises gebruikt automatisch de printer uit Document Printer Mapping. Als Document Printer Mapping niet actief is op de geselecteerde vervoerder en u niet wilt printen met de standaardprinter die is geselecteerd onder Server Printer, kunt u de volgende stappen volgen:

1. Wanneer Mass Print de import heeft voltooid (ofwel vanuit een bestand of vanuit de contactlijst), ga naar File > Print Setup in het bovenste menu.
    
2. Selecteer de gewenste printer naast de label(s)/document(en) die u wilt printen en klik op Close.
    
3. Klik op Print om het massaprinten te starten.

Als er niets gebeurt wanneer u op Print klikt en de Print Status rood is, kan de printer offline zijn. Lees hier meer over hoe u dit probleem kunt oplossen: "Error message: "Printer offline". No label is printed.