Vad är Export Setup?

Export Setup är ett konfigurationselement i Ship On-premises som avgör hur sändningsdata extraheras och formateras för export. Det är kopplat till specifika nivåer i Consignor-hierarkin: Installation, Location, Actor, Carrier, SubCarrier och Product.

Systemet använder det Export Setup som ligger närmast produktnivån. Om det närmaste Export Setup är inaktiverat kommer ingen export att utföras för den produkten.

Export Setup är ett konfigurationsverktyg som används för att styra export av data från Ship-systemet. Data kan exporteras när sändningar skrivs ut eller överförs.

Fliken General

Detta avsnitt introducerar de grundläggande inställningarna som styr exportprocessen, med fokus på aktivering, målplats och filinformation.

Fliken General låter dig aktivera eller inaktivera exportfunktionen helt genom att markera kryssrutan "Export active"; denna måste vara markerad för att exporten ska fungera.

Du kan ytterligare anpassa aktiveringen genom att välja att export ska ske när en sändning skickas in, när den överförs eller båda, genom att markera "Active at submit" och "Active at transmit".

För att ange var exporterade filer ska sparas använder du inställningen "Output folder" och klickar på knappen "Folder" för att bläddra och välja önskad mapp; ett exempel är C:\Data\Export,

I avsnittet "Exported File Details" kan du anpassa de exporterade filerna. Ange önskad filändelse (t.ex. .csv eller .txt) i fältet "File extension" och välj lämplig teckenkodning (t.ex. ANSI eller UTF-8) i rullgardinsmenyn "File encoding".

Du har flera alternativ för hur filer skapas: du kan skriva över samma fil vid varje export, skapa en ny fil varje gång, generera ett unikt filnamn per export eller använda ordernumret som filnamn.

Fliken Layout

Detta avsnitt fokuserar på att definiera struktur och formatering för den exporterade filen, vilket ger dig kontroll över fältavgränsare, separatorer och layoutalternativ.

För att definiera separatorer och avgränsare börjar du med att välja vilka fält som ska exporteras. Detta görs i fönstret "Export Fields Setup", där du kan välja datapunkter från kategorier som Line, Package, Sender, Receiver med flera. I detta fönster kan du välja fält, ordna deras ordning och eventuellt ange fasta fältlängder.

I fliken Layout konfigurerar du hur flera värden i ett fält separeras med inställningen “Multiple value field character separator”. Du kan till exempel använda semikolon (;) för att separera värden inom ett fält.

Därefter anger du tecknet som separerar enskilda fält i den exporterade filen via inställningen "Character separator". Ett vanligt val är komma (,) vid CSV-filer.

Alternativt kan du använda fasta fältlängder via inställningen "Specified in field length", även om detta oftast används i mer avancerade scenarier.

I avsnittet "Start and End Characters" kan du omge fält eller hela rader med specifika tecken, men detta är vanligtvis inte nödvändigt och lämnas oftast tomt.

I avsnittet "Exported File Layout" bestämmer du den grundläggande strukturen för de exporterade uppgifterna, till exempel om varje rad ska representera en enskild sändning, ett paket, en order eller en individuell artikelrad (en så kallad "goodline").

Vanliga val är "One line per shipment" eller "One line per package", beroende på önskad detaljnivå.

I avsnittet “Format” väljer du vilken filtyp som ska exporteras, där standard är CSV.

Om du behöver ett annat format väljer du filtypen här och använder dessutom en “XSLT file”.

Du kan välja att endast exportera nyligen tillagda paket (vid slutförande av en sändning) genom att markera "Only added packages", och slutligen kan du konfigurera en räknare för filnamn via rullgardinsmenyn “File name counter”.

Fliken Units

Detta avsnitt låter dig ange måttenheter och datumformat som ska användas i de exporterade uppgifterna. Fliken Units fokuserar på att säkerställa datakonsistens genom att låta dig välja rätt enheter för vikt, volym och längd från rullgardinsmenyer.

Du kan till exempel välja kilogram för vikt, kubikdecimeter för volym och centimeter för längd. Du kan också ange decimaltecken (punkt (.) eller komma (,)) och välja önskat datumformat, till exempel dd/mm/yyyy eller mm/dd/yyyy.

Fliken FTP Transmission

Detta avsnitt beskriver hur du konfigurerar inställningar för automatisk överföring av exporterade filer via FTP till en extern server.

Fliken FTP Transmission gör det möjligt att skicka exporterade filer direkt till en annan server; börja med att markera "Enable export by FTP" för att aktivera funktionen. Därefter konfigurerar du serverinställningarna i avsnittet "FTP Server Settings". Detta inkluderar val av protokoll (t.ex. FTP eller SFTP), angivelse av serveradress och portnummer, val av målmapp på servern samt inställning av passivt läge eller binär överföring vid behov.

I avsnittet "Login Info" anger du inloggningsuppgifter om det krävs av FTP-servern. Markera "Authentication is required" och ange användarnamn och lösenord.

För ökad säkerhet kan du i avsnittet "Security" konfigurera autentisering med SSL-certifikat. Markera "Use SSL certificate when authenticating" och ange certifikatfil, nyckelfil och lösenord.

Slutligen innehåller fliken knappar för ytterligare FTP-inställningar, test av anslutning samt hantering av sparade FTP-profiler.

Fliken Options

Detta avsnitt presenterar ytterligare alternativ för att anpassa exportprocessen, med fokus på landskoder och kompatibilitet.

Fliken Options erbjuder flera allmänna inställningar för finjustering av exportprocessen. Du kan välja att exportera landskoder enligt ISO 2-bokstavsstandard genom att markera "Export country codes to ISO 2 letters code".

För att säkerställa kompatibilitet med Microsoft Excel kan du markera "Excel CSV compatibility".

Slutligen, om underordnade sändningar saknar data, kan du välja att använda data från huvudsändningen genom att markera "Use data from completion main shipment when missing on child shipment".

Fliken Maintenance

Detta avsnitt beskriver hur du konfigurerar automatiska underhållsuppgifter för hantering av exporterade filer, inklusive borttagning av gamla filer och organisering i arkivmappar.

Fliken Maintenance gör det möjligt att automatisera filhantering. Börja med att aktivera underhåll genom att markera "Active". Därefter kan du konfigurera inställningar för att radera filer äldre än ett visst antal dagar, radera filer i batchar av en viss storlek samt ange väntetid mellan batchraderingar.

Du kan också välja att flytta filer till undermappar baserat på en angiven namngivningskonvention, till exempel underhållsdatum, och definiera överordnad mapp.

I avsnittet "Recurrent" kan du schemalägga återkommande underhåll. Du kan välja att köra underhåll en gång, med ett visst intervall eller vid specifika dagar och tider.

Knapparna "New", "Delete" och "Clear" används för att hantera skapande, borttagning och rensning av dessa underhållsinställningar, så att du kan ha olika konfigurationer för olika behov.

Bilder av Export Setup