In nShift Ship On-premises kunt u contactenlijsten importeren vanuit Excel-bestanden. Dit is handig als u een klantenlijst in een ander systeem hebt die u naar Ship On-premises wilt kopiëren.

Belangrijke opmerking: Het importeren van een contactenlijst werkt alleen met Excel-bestanden die zijn opgeslagen in .xls- of .xlsx-formaat en u moet Excel op de machine geïnstalleerd hebben. Andere formaten zoals .csv worden niet ondersteund.

Onderwerpen in dit artikel:

• Importeren van een contactenlijst
• Gebruik van veldopmaak
• Gebruik van de contactenlijst

Importeren van een contactenlijst

Volg deze stappen om een contactenlijst te importeren:

1. Ga naar Contact List. Klik met de rechtermuisknop in het Contact List-paneel en kies Import Contact List. U kunt de contacten importeren in de standaardcontactenlijst of eerst een nieuwe contactenlijst maken. De Excel-lijst wordt geïmporteerd in de contactenlijst die is geselecteerd wanneer u Import Contact List kiest. 
   
   
    
2. Klik op Select File om een bestand te zoeken en te selecteren. Geef aan welk blad moet worden gebruikt als het bestand meerdere bladen bevat. 
   
   
    
3. Ga naar het tabblad Fields Mapping. Koppel elk veld in het Excel-bestand aan een veld in Ship On-premises door in de kolom ConsignorField te klikken en een veld te selecteren uit de vervolgkeuzelijst of een waarde te typen. Alle velden moeten worden gekoppeld zodat Ship On-premises weet welke waarden zich in elke kolom bevinden.
   
   
    
4. Als uw stamgegevens volledige landnamen bevatten, moet u deze koppelen aan Country ISO Codes. Klik op Country Mapping, vul de juiste Country ISO Code in en klik op OK. Als al uw contacten zich in hetzelfde land bevinden, kunt u de functie Set all address to gebruiken en in plaats daarvan een land opgeven.
   
   
    
5. Klik op Start Import.
    
6. Uw nieuwe contacten worden geïmporteerd wanneer de voortgangsbalk is voltooid. Vernieuw de lijst door op de F5-toets te drukken als uw contacten niet zichtbaar zijn.

Gebruik van veldopmaak

Soms moeten gegevens worden opgemaakt voordat ze kunnen worden gebruikt in nShift Ship On-premises. Dit is nodig als uw stamgegevens niet overeenkomen met het vereiste formaat in Ship On-premises. Met de opmaaktools kunt u tekens inkorten, toevoegen of verwijderen, hoofdletters en kleine letters wijzigen, controlecijfers toevoegen en nog veel meer.

In het volgende voorbeeld bevat de postcode in de oorspronkelijke gegevens de landcode en ziet er als volgt uit: SE-64551, FR-72160, enz. nShift Ship On-premises heeft de postcode zonder landcode nodig, dus gebruiken we de opmaaktools om deze te verwijderen.

1. Selecteer een bestand in het tabblad Source en koppel de velden zoals beschreven in stap 2-4 hierboven. U moet het veld Custno koppelen om de opmaaktools te gebruiken. 
    
2. Ga naar het tabblad Fields Formatting.
    
3. Klik op het veld dat u wilt opmaken en klik op de knop Tools.
   
   
    
4. Er wordt een nieuw venster geopend. Klik op Add en selecteer een tool uit het vervolgkeuzemenu. In dit voorbeeld willen we de landcode en het koppelteken uit het PostNo-veld verwijderen, dus selecteren we de tool Remove all %s characters from beginning. Het "%" is een parameter en we stellen deze in op 3 in het onderstaande veld om 3 tekens te verwijderen. Klik op OK.
   
   
    
5. U ziet nu dat de geselecteerde tool aan de lijst is toegevoegd. Het is mogelijk om meerdere tools toe te voegen indien nodig. Gebruik het veld Sample text om te testen of de tool werkt zoals bedoeld. Voer een voorbeeld in en klik op Test Tools. In ons voorbeeld kunnen we SE-64551 invoeren en controleren dat dit wordt omgezet naar 64551.
   
   
    
6. Klik op OK om uw tools op te slaan. U kunt het toevoegen van tools herhalen voor meerdere velden in uw contactenlijst indien nodig.
    
7. Schakel het selectievakje Apply tools when importing in en klik op Apply Tools. U ziet nu een toolpictogram bovenaan de kolom waar tools zijn toegepast en de gegevens zijn bijgewerkt.
   
   
    
8. Klik op Start Import.
    
9. Uw nieuwe contacten worden geïmporteerd wanneer de voortgangsbalk is voltooid. Vernieuw de lijst door op de F5-toets te drukken als uw contacten niet zichtbaar zijn.
    

Gebruik van de contactenlijst

U kunt nu zendingen aanmaken door contacten toe te voegen in de productie-weergave door te klikken op My contacts of de knop Browse.

U kunt ook het zoekveld activeren als u wilt zoeken op klantnummer of naam. Klik met de rechtermuisknop op de pijl naast My contacts en selecteer Search Properties. Vink de vakjes aan naast Contact number en Contact name. U kunt uw zoekopdracht ook uitbreiden door te kiezen voor Search for: Contact containing search key.