Wat is de Export Setup?

De Export Setup is een configuratie-element binnen Ship On-premises dat bepaalt hoe verzendgegevens worden geëxtraheerd en geformatteerd voor export. Het is gekoppeld aan specifieke niveaus binnen uw Consignor-hiërarchie: Installation, Location, Actor, Carrier, SubCarrier en Product.

De software past de Export Setup toe die het dichtst bij het productniveau ligt. Als de dichtstbijzijnde Export Setup is uitgeschakeld, wordt er geen export uitgevoerd voor dat product.

De Export Setup is een configuratiehulpmiddel dat is ontworpen om de export van gegevens uit het Ship-systeem te beheren. Gegevens kunnen worden geëxporteerd wanneer zendingen worden afgedrukt of verzonden.

Tabblad General

Dit gedeelte introduceert de basisinstellingen die het exportproces sturen, met focus op activering, uitvoerlocatie en bestandsdetails.

Met het tabblad General kunt u de exportfunctie volledig in- of uitschakelen met het selectievakje "Export active"; dit moet aangevinkt zijn om export te laten werken.

U kunt de activering verder verfijnen door te kiezen om te exporteren wanneer een zending wordt ingediend, wanneer deze wordt verzonden, of beide, door de betreffende vakjes "Active at submit" en "Active at transmit" aan te vinken.

Om de bestemming voor geëxporteerde bestanden te specificeren, gebruikt u de instelling "Output folder" en klikt u op de knop "Folder" om te bladeren en de gewenste map te selecteren; een voorbeeld is C:\Data\Export,

Tot slot stelt de sectie "Exported File Details" u in staat om de geëxporteerde bestanden zelf aan te passen. U voert de gewenste bestandsextensie (zoals .csv of .txt) in het veld "File extension" in en selecteert de juiste tekencodering (zoals ANSI of UTF-8) in de dropdown "File encoding".

U heeft vervolgens verschillende opties voor het maken van bestanden: u kunt ervoor kiezen om hetzelfde bestand bij elke export te overschrijven, elke keer een nieuw bestand aan te maken, een unieke bestandsnaam per export te genereren of zelfs het ordernummer als bestandsnaam te gebruiken.

Tabblad Layout

Dit gedeelte richt zich op het definiëren van de structuur en opmaak van het geëxporteerde bestand, waardoor u controle krijgt over veldscheidingstekens, delimiters en lay-outopties.

Om scheidingstekens en delimiters te definiëren, begint u met het selecteren van de velden die u wilt exporteren. Dit gebeurt in het venster "Export Fields Setup", waar u gegevenspunten kunt kiezen uit categorieën zoals Line, Package, Sender, Receiver en meer. In dit venster kunt u de benodigde velden selecteren, hun volgorde bepalen en eventueel vaste veldlengtes instellen.

In het tabblad Layout configureert u hoe meerdere waarden binnen één veld worden gescheiden met de instelling “Multiple value field character separator”. U kunt bijvoorbeeld een puntkomma (;) gebruiken om items binnen een veld te scheiden.

Vervolgens geeft u het teken op dat individuele velden in het geëxporteerde bestand scheidt via de instelling "Character separator". Een veelgebruikte keuze hiervoor is een komma (,) bij het genereren van CSV-bestanden.

Als alternatief kunt u vaste veldlengtes gebruiken voor scheiding via de optie "Specified in field length", hoewel dit meestal in meer geavanceerde scenario’s wordt gebruikt.

De sectie "Start and End Characters" stelt u in staat om individuele velden of hele regels te omringen met specifieke tekens, hoewel dit meestal niet nodig is en vaak leeg wordt gelaten.

In de sectie "Exported File Layout" bepaalt u de basisstructuur van de geëxporteerde gegevens, waarbij u kiest of elke regel in het bestand een enkele zending, pakket, order of individuele itemregel (een "goodline") vertegenwoordigt.

Veelvoorkomende keuzes zijn "One line per shipment" of "One line per package", afhankelijk van het gewenste detailniveau van de geëxporteerde gegevens.

De sectie “Format” stelt u in staat om het type bestand te bepalen dat wordt geëxporteerd, waarbij de standaard een CSV-bestand is.

Als u een ander formaat nodig heeft, moet u hier het bestandstype selecteren, daarnaast heeft u ook een “XSLT file” nodig.

U heeft de mogelijkheid om alleen nieuw toegevoegde pakketten te exporteren (bij het afronden van een zending) door het vakje "Only added packages" aan te vinken, en tot slot kunt u een teller instellen voor gebruik in de bestandsnaam via het dropdownmenu “File name counter”.

Tabblad Units

Dit gedeelte biedt instellingen om de meeteenheden en datumformaten te bepalen die in de geëxporteerde gegevens worden gebruikt. Het tabblad Units richt zich op het waarborgen van dataconsistentie door u de juiste eenheden voor gewicht, volume en lengte te laten selecteren via dropdownmenu’s.

U kunt bijvoorbeeld kilogram voor gewicht kiezen, kubieke decimeters voor volume en centimeters voor lengte. Daarnaast kunt u het decimaalteken instellen door te kiezen tussen een punt (.) of een komma (,) en het gewenste datumformaat selecteren uit opties zoals dd/mm/yyyy of mm/dd/yyyy.

Tabblad FTP Transmission

Dit gedeelte beschrijft de configuratie van instellingen die nodig zijn voor het automatisch verzenden van geëxporteerde bestanden via FTP naar een externe server.

Het tabblad FTP Transmission stelt u in staat om geëxporteerde bestanden rechtstreeks naar een andere server te verzenden; u begint door het vakje "Enable export by FTP" aan te vinken om deze functie te activeren. Vervolgens configureert u de serverinstellingen in de sectie "FTP Server Settings". Dit omvat het selecteren van het protocol (zoals FTP of SFTP), het invoeren van het serveradres en poortnummer, het specificeren van de externe map op de server waar bestanden moeten worden geüpload, en het kiezen van passieve modus of binaire overdracht indien nodig.

De sectie "Login Info" is waar u authenticatiegegevens invoert indien vereist door de FTP-server. U vinkt het vakje "Authentication is required" aan en voert vervolgens de gebruikersnaam en het wachtwoord van het FTP-account in.

Voor extra beveiliging stelt de sectie "Security" u in staat om SSL-certificaatauthenticatie te configureren. U kunt het vakje "Use SSL certificate when authenticating" aanvinken en vervolgens het certificaatbestand, sleutelbestand en wachtwoord specificeren die bij het certificaat horen.

Tot slot biedt het tabblad knoppen om aanvullende FTP-opties te openen, de verbinding met de server te testen en opgeslagen FTP-profielen te beheren voor hergebruik.

Tabblad Options

Dit gedeelte presenteert aanvullende opties om het exportproces aan te passen, met focus op landcodes en compatibiliteitsinstellingen.

Het tabblad Options biedt verschillende algemene opties om het exportproces te verfijnen. U kunt ervoor kiezen om landcodes te exporteren volgens de ISO 2-letterstandaard door het vakje "Export country codes to ISO 2 letters code" aan te vinken.

Om compatibiliteit met Microsoft Excel te garanderen, kunt u het vakje "Excel CSV compatibility" aanvinken.

Tot slot, als onderliggende zendingen gegevens missen, kunt u ervoor kiezen om gegevens van de hoofdzending te gebruiken door het vakje "Use data from completion main shipment when missing on child shipment" aan te vinken.

Tabblad Maintenance

Dit gedeelte beschrijft hoe u geautomatiseerde onderhoudstaken configureert voor het beheren van geëxporteerde bestanden, inclusief het verwijderen van oude bestanden en het organiseren ervan in archiefmappen.

Het tabblad Maintenance stelt u in staat om bestandsbeheer te automatiseren. Eerst moet u onderhoud activeren door het vakje "Active" aan te vinken. Vervolgens kunt u instellingen configureren om bestanden ouder dan een bepaald aantal dagen te verwijderen, bestanden in batches van een bepaalde grootte te verwijderen en een wachttijd tussen batchverwijderingen in te stellen.

U kunt er ook voor kiezen om bestanden naar submappen te verplaatsen op basis van een opgegeven naamgevingsconventie, zoals de onderhoudsdatum, en de bovenliggende map voor deze submappen definiëren.

Voor het plannen van onderhoud stelt de sectie "Recurrent" u in staat om terugkerende taken in te stellen. U kunt kiezen om onderhoud één keer uit te voeren, met een bepaald interval of op specifieke dagen en tijdstippen.

De knoppen "New", "Delete" en "Clear" worden gebruikt om het aanmaken, verwijderen en wissen van deze verschillende onderhoudsopties te beheren, zodat u verschillende onderhoudsinstellingen voor verschillende situaties kunt hebben.

Afbeeldingen van de Export Setup