nShift Ship On-premises -ratkaisussa voit tuoda yhteystietoluetteloita Excel-taulukoista. Tämä on hyödyllistä, jos sinulla on asiakasluettelo toisessa järjestelmässä, jonka haluat kopioida Ship On-premises -ratkaisuun.
Tärkeä huomautus: Yhteystietoluettelon tuonti toimii vain Excel-tiedostoilla, jotka on tallennettu .xls- tai .xlsx-muodossa, ja Excelin on oltava asennettuna koneelle. Muita muotoja, kuten .csv, ei tueta.
Tämän artikkelin aiheet:
Yhteystietoluettelon tuominen
Seuraa näitä vaiheita tuodaksesi yhteystietoluettelon:
- Siirry kohtaan Contact List. Napsauta hiiren oikealla painikkeella Contact List -paneelissa ja valitse Import Contact List. Voit tuoda yhteystiedot oletusyhteystietoluetteloon tai luoda ensin uuden luettelon. Excel-luettelo tuodaan siihen yhteystietoluetteloon, joka on valittuna, kun valitset Import Contact List.
- Napsauta Select File selataksesi ja valitaksesi tiedoston. Määritä, mitä taulukkoa käytetään, jos tiedostossa on useita taulukoita.
- Siirry välilehdelle Fields Mapping. Määritä jokainen Excel-tiedoston kenttä vastaamaan Ship On-premises -kenttää napsauttamalla saraketta ConsignorField ja valitsemalla kenttä pudotusvalikosta tai syöttämällä arvo. Kaikki kentät on mapattava, jotta Ship On-premises tietää, mitä arvoja kussakin sarakkeessa on.
- Jos perustietosi sisältävät täydelliset maiden nimet, ne on mapattava Country ISO Codes -koodeihin. Napsauta Country Mapping, täytä oikea Country ISO Code ja napsauta OK. Jos kaikki yhteystietosi ovat samassa maassa, voit käyttää toimintoa Set all address to ja määrittää maan sen sijaan.
- Napsauta Start Import.
- Uudet yhteystietosi tuodaan, kun edistymispalkki on valmis. Päivitä luettelo painamalla F5-näppäintä, jos yhteystietosi eivät näy.
Kenttien muotoilun käyttäminen
Joskus tiedot täytyy muotoilla ennen kuin niitä voidaan käyttää nShift Ship On-premises -ratkaisussa. Tämä on tarpeen, jos perustietosi eivät vastaa Ship On-premises -ratkaisun vaadittua muotoa. Muotoilutyökalujen avulla voit poistaa merkkejä, lisätä tai poistaa merkkejä, muuttaa isoja ja pieniä kirjaimia, lisätä tarkistusnumeroita ja paljon muuta.
Seuraavassa esimerkissä alkuperäisen datan postinumero sisältää maakoodin ja näyttää tältä: SE-64551, FR-72160 jne. nShift Ship On-premises tarvitsee postinumeron ilman maakoodia, joten käytämme muotoilutyökaluja tämän poistamiseen.
- Valitse tiedosto välilehdellä Source ja mapppaa kentät kuten kohdissa 2–4 edellä. Sinun täytyy mapata kenttä Custno, jotta voit käyttää muotoilutyökaluja.
- Siirry välilehdelle Fields Formatting.
- Napsauta kenttää, jonka haluat muotoilla, ja napsauta Tools-painiketta.
- Uusi ikkuna avautuu. Napsauta Add ja valitse työkalu pudotusvalikosta. Tässä esimerkissä haluamme poistaa maakoodin ja väliviivan PostNo-kentästä, joten valitsemme työkalun Remove all %s characters from beginning. "%"-merkki on parametri, ja asetamme sen arvoksi 3 alla olevaan kenttään poistaaksemme 3 merkkiä. Napsauta OK.
- Nyt näet, että valittu työkalu on lisätty listaan. Tarvittaessa voit lisätä useita työkaluja. Käytä kenttää Sample text testataksesi, toimiiko työkalu odotetusti. Syötä esimerkki ja napsauta Test Tools. Esimerkissämme voimme syöttää SE-64551 ja varmistaa, että se muunnetaan muotoon 64551.
- Napsauta OK tallentaaksesi työkalut. Voit toistaa työkalujen lisäämisen muille kentille yhteystietoluettelossasi tarvittaessa.
- Valitse valintaruutu Apply tools when importing ja napsauta Apply Tools. Näet nyt työkalukuvakkeen sarakkeen yläosassa, jossa työkaluja on käytetty, ja tiedot on päivitetty.
- Napsauta Start Import.
- Uudet yhteystietosi tuodaan, kun edistymispalkki on valmis. Päivitä luettelo painamalla F5-näppäintä, jos yhteystietosi eivät näy.
Yhteystietoluettelon käyttäminen
Voit nyt luoda lähetyksiä lisäämällä yhteystietoja tuotantonäkymässä napsauttamalla My contacts tai Browse-painiketta.
Voit myös aktivoida hakukentän, jos haluat hakea asiakasnumeron tai nimen perusteella. Napsauta hiiren oikealla painikkeella nuolta kohdan My contacts vieressä ja valitse Search Properties. Valitse valintaruudut Contact number ja Contact name. Voit myös laajentaa hakua valitsemalla Search for: Contact containing search key.