In nShift Ship On-premises können Sie Kontaktlisten aus Excel-Tabellen importieren. Dies ist nützlich, wenn Sie eine Kundenliste in einem anderen System haben, die Sie in Ship On-premises übernehmen möchten.

Wichtiger Hinweis: Das Importieren einer Kontaktliste funktioniert nur mit Excel-Dateien im Format .xls oder .xlsx, und Excel muss auf dem Rechner installiert sein. Andere Formate wie .csv werden nicht unterstützt.

Themen in diesem Artikel:

• Importieren einer Kontaktliste
• Verwendung der Feldformatierung
• Verwendung der Kontaktliste

Importieren einer Kontaktliste

Befolgen Sie diese Schritte, um eine Kontaktliste zu importieren:

1. Gehen Sie zu Contact List. Klicken Sie mit der rechten Maustaste im Bereich Contact List und wählen Sie Import Contact List. Sie können die Kontakte entweder in die Standardkontaktliste importieren oder zuerst eine neue Kontaktliste erstellen. Die Excel-Liste wird in die Kontaktliste importiert, die ausgewählt ist, wenn Sie Import Contact List wählen. 
   
   
    
2. Klicken Sie auf Select File, um eine Datei auszuwählen. Geben Sie an, welches Tabellenblatt verwendet werden soll, wenn die Datei mehrere Blätter enthält. 
   
   
    
3. Gehen Sie zum Reiter Fields Mapping. Ordnen Sie jedes Feld in der Excel-Datei einem Feld in Ship On-premises zu, indem Sie in der Spalte ConsignorField klicken und ein Feld aus der Dropdown-Liste auswählen oder einen Wert eingeben. Alle Felder müssen zugeordnet werden, damit Ship On-premises weiß, welche Werte sich in jeder Spalte befinden.
   
   
    
4. Wenn Ihre Stammdaten vollständige Ländernamen enthalten, müssen diese den Country ISO Codes zugeordnet werden. Klicken Sie auf Country Mapping, geben Sie den korrekten Country ISO Code ein und klicken Sie auf OK. Wenn sich alle Ihre Kontakte im selben Land befinden, können Sie stattdessen die Funktion Set all address to verwenden und ein Land festlegen.
   
   
    
5. Klicken Sie auf Start Import.
    
6. Ihre neuen Kontakte werden importiert, sobald der Fortschrittsbalken abgeschlossen ist. Aktualisieren Sie die Liste mit der F5-Taste, wenn Ihre Kontakte nicht sichtbar sind.

Verwendung der Feldformatierung

Manchmal müssen Daten formatiert werden, bevor sie in nShift Ship On-premises verwendet werden können. Dies ist erforderlich, wenn Ihre Stammdaten nicht dem erforderlichen Format in Ship On-premises entsprechen. Mit den Formatierungswerkzeugen können Sie Zeichen kürzen, hinzufügen oder entfernen, Groß- und Kleinschreibung ändern, Prüfziffern hinzufügen und vieles mehr.

Im folgenden Beispiel enthält die Postleitzahl in den ursprünglichen Daten den Ländercode und sieht wie folgt aus: SE-64551, FR-72160 usw. nShift Ship On-premises benötigt die Postleitzahl ohne Ländercode, daher verwenden wir die Formatierungswerkzeuge, um diesen zu entfernen.

1. Wählen Sie eine Datei im Reiter Source und ordnen Sie die Felder wie in den Schritten 2-4 oben beschrieben zu. Sie müssen das Feld Custno zuordnen, um die Formatierungswerkzeuge verwenden zu können. 
    
2. Gehen Sie zum Reiter Fields Formatting.
    
3. Klicken Sie auf das Feld, das Sie formatieren möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Tools.
   
   
    
4. Ein neues Fenster wird geöffnet. Klicken Sie auf Add und wählen Sie ein Werkzeug aus dem Dropdown-Menü. In diesem Beispiel möchten wir den Ländercode und den Bindestrich aus dem Feld PostNo entfernen, daher wählen wir das Werkzeug Remove all %s characters from beginning. Das „%“-Zeichen ist ein Parameter, und wir setzen ihn im Feld unten auf 3, um 3 Zeichen zu entfernen. Klicken Sie auf OK.
   
   
    
5. Nun sehen Sie, dass das ausgewählte Werkzeug zur Liste hinzugefügt wurde. Es ist möglich, bei Bedarf mehrere Werkzeuge hinzuzufügen. Verwenden Sie das Feld Sample text, um zu testen, ob das Werkzeug wie vorgesehen funktioniert. Geben Sie ein Beispiel ein und klicken Sie auf Test Tools. In unserem Beispiel können wir SE-64551 eingeben und überprüfen, dass es zu 64551. formatiert wird.
   
   
    
6. Klicken Sie auf OK, um Ihre Werkzeuge zu speichern. Sie können das Hinzufügen von Werkzeugen für weitere Felder in Ihrer Kontaktliste bei Bedarf wiederholen.
    
7. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Apply tools when importing und klicken Sie auf Apply Tools. Sie sehen nun ein Werkzeugsymbol oben in der Spalte, in der Werkzeuge angewendet wurden, und die Daten wurden aktualisiert.
   
   
    
8. Klicken Sie auf Start Import.
    
9. Ihre neuen Kontakte werden importiert, sobald der Fortschrittsbalken abgeschlossen ist. Aktualisieren Sie die Liste mit der F5-Taste, wenn Ihre Kontakte nicht sichtbar sind.
    

Verwendung der Kontaktliste

Sie können jetzt Sendungen erstellen, indem Sie Kontakte in der Produktionsansicht hinzufügen, indem Sie auf My contacts oder die Schaltfläche Browse klicken.

Sie können auch das Suchfeld aktivieren, wenn Sie nach Kundennummer oder Namen suchen möchten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Pfeil neben My contacts und wählen Sie Search Properties. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben Contact number und Contact name. Sie können Ihre Suche auch erweitern, indem Sie Search for: Contact containing search key auswählen.