Was ist das Export Setup?
Das Export Setup ist ein Konfigurationselement innerhalb von Ship On-premises, das bestimmt, wie Sendungsdaten extrahiert und für den Export formatiert werden. Es ist mit bestimmten Ebenen innerhalb Ihrer Consignor-Hierarchie verknüpft: Installation, Location, Actor, Carrier, SubCarrier und Product.
Die Software verwendet das Export Setup, das der Produktebene am nächsten liegt. Wenn das nächstgelegene Export Setup deaktiviert ist, wird für dieses Produkt kein Export durchgeführt.
Das Export Setup ist ein Konfigurationswerkzeug zur Verwaltung des Datenexports aus dem Ship-System. Daten können exportiert werden, wenn Sendungen gedruckt oder übertragen werden.
Registerkarte General
Dieser Abschnitt stellt die grundlegenden Einstellungen vor, die den Exportprozess steuern, mit Fokus auf Aktivierung, Zielort und Dateidetails.
Auf der Registerkarte General können Sie die Exportfunktion vollständig aktivieren oder deaktivieren, indem Sie das Kontrollkästchen "Export active" verwenden; dieses muss aktiviert sein, damit der Export funktioniert.
Sie können die Aktivierung weiter anpassen, indem Sie festlegen, dass der Export erfolgt, wenn eine Sendung übermittelt wird, wenn sie übertragen wird oder beides, indem Sie die entsprechenden Optionen "Active at submit" und "Active at transmit" auswählen.
Um das Ziel für exportierte Dateien festzulegen, verwenden Sie die Einstellung "Output folder" und klicken auf die Schaltfläche "Folder", um das gewünschte Verzeichnis auszuwählen; ein Beispiel wäre C:\Data\Export,
Im Abschnitt "Exported File Details" können Sie schließlich die exportierten Dateien selbst anpassen. Sie geben die gewünschte Dateiendung (z. B. .csv oder .txt) im Feld "File extension" ein und wählen die passende Zeichencodierung (z. B. ANSI oder UTF-8) aus dem Dropdown-Menü "File encoding".
Sie haben anschließend mehrere Optionen zur Dateierstellung: Sie können dieselbe Datei bei jedem Export überschreiben, jedes Mal eine neue Datei erstellen, für jeden Export einen eindeutigen Dateinamen generieren oder sogar die Auftragsnummer als Dateinamen verwenden.
Registerkarte Layout
Dieser Abschnitt konzentriert sich auf die Definition der Struktur und Formatierung der exportierten Datei und gibt Ihnen Kontrolle über Feldtrenner, Trennzeichen und Layoutoptionen.
Um Trennzeichen und Separatoren zu definieren, beginnen Sie mit der Auswahl der Felder, die Sie exportieren möchten. Dies erfolgt im Fenster "Export Fields Setup", in dem Sie Daten aus Kategorien wie Line, Package, Sender, Receiver und weiteren auswählen können. In diesem Fenster können Sie die benötigten Felder auswählen, ihre Reihenfolge festlegen und optional feste Feldlängen definieren.
Auf der Registerkarte Layout konfigurieren Sie, wie mehrere Werte innerhalb eines Feldes getrennt werden, mithilfe der Einstellung “Multiple value field character separator”. Beispielsweise können Sie ein Semikolon (;) verwenden, um Werte innerhalb eines Feldes zu trennen.
Anschließend legen Sie das Zeichen fest, das einzelne Felder in der exportierten Datei trennt, über die Einstellung "Character separator". Eine häufige Wahl hierfür ist ein Komma (,) bei CSV-Dateien.
Alternativ können Sie feste Feldlängen zur Trennung über die Option "Specified in field length" verwenden, was jedoch meist nur in erweiterten Szenarien genutzt wird.
Im Abschnitt "Start and End Characters" können Sie einzelne Felder oder ganze Zeilen mit bestimmten Zeichen umschließen, was jedoch in der Regel nicht erforderlich ist und meist leer bleibt.
Im Abschnitt "Exported File Layout" bestimmen Sie die grundlegende Struktur der exportierten Daten, indem Sie festlegen, ob jede Zeile eine einzelne Sendung, ein Paket, eine Bestellung oder eine einzelne Position (eine sogenannte "goodline") repräsentiert.
Gängige Optionen sind "One line per shipment" oder "One line per package", abhängig vom gewünschten Detailgrad der exportierten Daten.
Im Abschnitt “Format” legen Sie den Typ der exportierten Datei fest, wobei standardmäßig eine CSV-Datei verwendet wird.
Wenn Sie ein anderes Format benötigen, müssen Sie hier den Dateityp auswählen und zusätzlich eine “XSLT file” angeben.
Sie haben die Möglichkeit, nur neu hinzugefügte Pakete zu exportieren (z. B. beim Abschluss einer Sendung), indem Sie das Kontrollkästchen "Only added packages" aktivieren. Außerdem können Sie über das Dropdown-Menü “File name counter” einen Zähler für den Dateinamen konfigurieren.
Registerkarte Units
Dieser Abschnitt bietet Einstellungen zur Festlegung der Maßeinheiten und Datumsformate, die in den exportierten Daten verwendet werden. Die Registerkarte Units stellt die Datenkonsistenz sicher, indem Sie geeignete Einheiten für Gewicht, Volumen und Länge aus Dropdown-Menüs auswählen können.
Sie können beispielsweise Kilogramm für Gewicht, Kubikdezimeter für Volumen und Zentimeter für Länge auswählen. Darüber hinaus können Sie das Dezimaltrennzeichen festlegen (Punkt (.) oder Komma (,)) und das gewünschte Datumsformat aus Optionen wie dd/mm/yyyy oder mm/dd/yyyy auswählen.
Registerkarte FTP Transmission
Dieser Abschnitt beschreibt die Konfiguration der Einstellungen, die erforderlich sind, um exportierte Dateien automatisch per FTP an einen entfernten Server zu übertragen.
Die Registerkarte FTP Transmission ermöglicht es Ihnen, exportierte Dateien direkt an einen anderen Server zu senden; beginnen Sie, indem Sie das Kontrollkästchen "Enable export by FTP" aktivieren. Anschließend konfigurieren Sie die Servereinstellungen im Abschnitt "FTP Server Settings". Dazu gehört die Auswahl des Protokolls (z. B. FTP oder SFTP), die Eingabe der Serveradresse und Portnummer, die Angabe des Zielordners auf dem Server sowie die Auswahl von passivem Modus oder binärer Übertragung, falls erforderlich.
Im Abschnitt "Login Info" geben Sie die Anmeldedaten ein, sofern diese vom FTP-Server benötigt werden. Aktivieren Sie dazu "Authentication is required" und geben Sie Benutzername und Passwort ein.
Für zusätzliche Sicherheit können Sie im Abschnitt "Security" eine SSL-Zertifikatsauthentifizierung konfigurieren. Aktivieren Sie dazu "Use SSL certificate when authenticating" und geben Sie Zertifikatsdatei, Schlüsseldatei und Passwort an.
Abschließend bietet die Registerkarte Schaltflächen zum Zugriff auf zusätzliche FTP-Optionen, zum Testen der Verbindung sowie zur Verwaltung gespeicherter FTP-Profile.
Registerkarte Options
Dieser Abschnitt stellt zusätzliche Optionen zur Anpassung des Exportprozesses vor, mit Fokus auf Ländercodes und Kompatibilitätseinstellungen.
Die Registerkarte Options bietet mehrere allgemeine Einstellungen zur Feinabstimmung des Exportprozesses. Sie können Ländercodes im ISO-2-Buchstabenformat exportieren, indem Sie "Export country codes to ISO 2 letters code" aktivieren.
Um die Kompatibilität mit Microsoft Excel sicherzustellen, können Sie die Option "Excel CSV compatibility" aktivieren.
Wenn bei untergeordneten Sendungen Daten fehlen, können Sie außerdem festlegen, dass Daten aus der Hauptsendung verwendet werden, indem Sie "Use data from completion main shipment when missing on child shipment" aktivieren.
Registerkarte Maintenance
Dieser Abschnitt beschreibt, wie Sie automatisierte Wartungsaufgaben zur Verwaltung exportierter Dateien konfigurieren, einschließlich des Löschens alter Dateien und deren Organisation in Archivordnern.
Die Registerkarte Maintenance ermöglicht die Automatisierung von Dateiverwaltungsaufgaben. Aktivieren Sie zunächst die Wartung durch Auswahl von "Active". Anschließend können Sie Einstellungen zum Löschen von Dateien nach einer bestimmten Anzahl von Tagen, zum Löschen in Stapeln sowie zur Festlegung von Wartezeiten zwischen den Löschvorgängen konfigurieren.
Sie können Dateien auch in Unterordner verschieben, basierend auf einer definierten Namenskonvention, beispielsweise nach Wartungsdatum, und den übergeordneten Ordner festlegen.
Im Abschnitt "Recurrent" können Sie wiederkehrende Wartungsaufgaben planen. Sie können festlegen, dass die Wartung einmalig, in bestimmten Intervallen oder zu bestimmten Tagen und Zeiten ausgeführt wird.
Die Schaltflächen "New", "Delete" und "Clear" dienen zur Verwaltung dieser Wartungsoptionen, sodass Sie verschiedene Wartungskonfigurationen für unterschiedliche Szenarien erstellen können.
Bilder des Export Setups